By Keshavan Thiagaraja
கடை மூடியிருக்கலாம். ஆனால் வாடிக்கையாளரின் தேவை முடிந்துவிடுவதில்லை.
ஒருவர் இரவு நேரத்தில் appointment கேட்டு அழைக்கிறார். இன்னொருவர் வேலைக்குச் செல்லும் முன் உங்கள் சேவைகளைப் பற்றித் தெரிந்துகொள்ள விரும்புகிறார். மற்றொருவருக்கு ஆங்கிலத்தைவிடத் தமிழில் பேசுவது வசதியாக இருக்கலாம்.
அந்த நேரத்தில் பதில் கிடைக்காவிட்டால், அவர்கள் அடுத்த வணிகத்தைத் தொடர்புகொள்ளலாம்.
இந்த இடைவெளியைக் குறைக்கக்கூடிய நடைமுறைக் கருவிதான் AI receptionist. Australian சிறு வணிகங்களுக்கும் பல கிளைகளைக் கொண்ட நிறுவனங்களுக்கும், அலுவலக நேரத்திற்கு வெளியேயும் உதவக்கூடிய தொலைபேசிச் சேவை உதவியாளர்.
முக்கியமான கேள்வி, அது மனிதரைப் போலப் பேசுகிறதா என்பது மட்டும் அல்ல. வாடிக்கையாளரின் தேவையைச் சரியாகப் புரிந்துகொண்டு, அடுத்த நடவடிக்கையை நம்பகமாகச் செய்கிறதா என்பதுதான்.
உண்மையில் என்ன செய்ய முடியும்
சரியாக அமைக்கப்பட்ட AI receptionist, உங்கள் Australian தொலைபேசி எண்ணுக்கு வரும் அழைப்புகளை ஏற்கலாம். அங்கீகரிக்கப்பட்ட தகவல்களின் அடிப்படையில் பொதுவான கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்கலாம். இணைக்கப்பட்ட calendarஇல் நேரம் இருக்கிறதா என்று பார்த்து, வாடிக்கையாளர் உறுதிப்படுத்திய பின்னர் appointment பதிவு செய்யலாம். செய்திகளைச் சேமித்து, தேவையான அழைப்புகளை ஊழியர்களிடம் மாற்றலாம்.
இதற்குத் தொலைபேசி இணைப்பு, calendar அனுமதி, புதுப்பிக்கப்பட்ட வணிகத் தகவல்கள், மனித உதவிக்கான தெளிவான நடைமுறை ஆகியவை தேவை.
24/7 சேவையை வடிவமைக்க முடியும். ஆனால் இணையம், தொலைபேசி வழங்குநர் அல்லது மென்பொருளில் தடங்கல் ஏற்படலாம். எனவே “ஒரு அழைப்புகூட தவறாது” என்பது நம்பகமான வாக்குறுதி அல்ல. தடங்கல் ஏற்பட்டாலும் வாடிக்கையாளருக்குத் தொடர்ந்து உதவி கிடைப்பதே சரியான இலக்கு.
மூன்று வழிகள் உள்ளன
தயார்நிலை voice AI platform, விரைவாக ஒரு pilot ஆரம்பிக்க விரும்பும் வணிகத்திற்கு ஏற்றது. ஆனால் Australian number, booking integration, மொழிகள், call transfer ஆகியவை உங்கள் திட்டத்தில் உள்ளனவா என்று தனித்தனியாகச் சரிபார்க்க வேண்டும்.
தனிப்பயன் அமைப்பில், தொலைபேசிச் சேவை, பேச்சை எழுத்தாக்கும் speech recognition, AI language model, எழுத்தைக் குரலாக்கும் text-to-speech ஆகியவற்றை இணைக்கலாம். வணிக விதிகளையும் கருவிகளையும் தேர்ந்தெடுக்கும் சுதந்திரம் அதிகம். அதே நேரத்தில் பராமரிப்பு, பாதுகாப்பு, சோதனை ஆகிய பொறுப்புகளும் அதிகரிக்கும். வெளிப்புற வழங்குநர்களைப் பயன்படுத்தும்போது தரவு முழுவதும் நமது கட்டுப்பாட்டில் இருப்பதாகக் கருத முடியாது.
நேரடி speech-to-speech அமைப்பு, உரையாடலின் வேகத்தையும் இயல்பையும் மேம்படுத்த உதவலாம். இருந்தாலும் பெயர், முகவரி, தேதி, appointment நேரம் போன்ற முக்கிய தகவல்களை மீண்டும் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். இயல்பான குரல் மட்டும் சரியான செயல்பாட்டுக்கான ஆதாரம் அல்ல.
செலவை நிமிட விலையால் மட்டும் மதிப்பிடாதீர்கள்
ஒரு platform காட்டும் கட்டணத்தில் எல்லாச் செலவுகளும் சேர்ந்திருக்க வேண்டியதில்லை. தொலைபேசி கட்டணம், number வாடகை, AI model, குரல் சேவை, storage, hosting, integration, monitoring, GST ஆகியவற்றில் எவை தனியாக வசூலிக்கப்படுகின்றன என்று பாருங்கள்.
உதாரணமாக, நாளுக்கு 10 அழைப்புகள், ஒவ்வொன்றும் சராசரியாக 3 நிமிடங்கள், மாதத்திற்கு 30 நாட்கள் என்றால் 900 அழைப்பு நிமிடங்கள். கணக்கிற்காக நிமிடத்திற்கு A$0.15 என்று வைத்தால், பயன்பாட்டுக் கட்டணம் A$135. இது விளக்கக் கணக்கு மட்டுமே. எந்த வழங்குநரின் முழுமையான quotationஉம் அல்ல.
தயார்நிலை voice AI சேவைகளில் தேர்ந்தெடுக்கும் configurationக்கு ஏற்ப விலை மாறுகிறது. சில platformகளில் hosting கட்டணத்துடன் model மற்றும் பிற provider செலவுகள் கூடுதலாக வரலாம். ஆகவே இரண்டு platformகளின் தொடக்க விலைகளை மட்டும் நேரடியாக ஒப்பிடுவது தவறான முடிவைத் தரலாம். [1] [2]
CEOவும் CTOவும் கேட்க வேண்டிய கேள்வி, “ஒரு நிமிடத்திற்கு எவ்வளவு?” என்பதுடன் முடிவதில்லை. “சரியாக நிறைவேற்றப்பட்ட ஒரு வாடிக்கையாளர் தேவைக்கு மொத்தம் எவ்வளவு செலவாகிறது?” என்பதும் முக்கியம்.
தமிழில் பேசுவது மட்டுமல்ல தமிழைச் சரியாகப் புரிந்துகொள்வதும் முக்கியம்
மொழி ஆதரவு இருப்பதும், உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுடன் நன்றாகச் செயல்படுவதும் வெவ்வேறு விடயங்கள்.
தமிழுடன் ஆங்கிலம் கலந்த உரையாடல், இலங்கைத் தமிழ் உச்சரிப்பு, Australian ஊர்ப் பெயர்கள், பின்னணிச் சத்தம், மெதுவாகப் பேசும் அழைப்பாளர்கள் ஆகியவற்றுடன் சோதிக்க வேண்டும். தமிழ் அல்லது சிங்களத்தின் தரத்தை ஒரு பொதுவான தரவரிசையால் முடிவு செய்யக்கூடாது. தேர்ந்தெடுத்த model, voice, telephony அமைப்பு ஆகியவற்றின் முழுச் செயல்பாடுதான் மதிப்பிடப்பட வேண்டும். [3]
தெரியாததை ஊகித்துப் பதிலளிப்பதைவிட, “நான் சரியாகப் புரிந்துகொண்டேனா?” என்று கேட்கும் அமைப்பே வாடிக்கையாளரின் நம்பிக்கையைப் பெறும்.
மனித உதவிக்கான வழி தொடக்கத்திலேயே இருக்க வேண்டும்
AI புரிந்துகொள்ள முடியாத கோரிக்கை, புகார், உணர்வுபூர்வமான உரையாடல் அல்லது மனிதருடன் பேச விரும்பும் வாடிக்கையாளர் ஆகியோருக்கு எளிய handover தேவை.
ஊழியர் கிடைக்காத நேரத்தில் callback கோரிக்கை அல்லது voicemail போன்ற மாற்று வழியை வழங்க வேண்டும். Call transfer வெற்றியடைந்ததா என்பதையும் கண்காணிக்க வேண்டும்.
மருத்துவச் சூழலில், இது நிர்வாக உதவியாளராக மட்டுமே செயல்பட வேண்டும். மருத்துவ முடிவுகளையும் அவசரநிலைகளையும் தன்னிச்சையாகக் கையாள அனுமதிக்கக்கூடாது. உயிருக்கு உடனடி ஆபத்து ஏற்பட்டால் Australiaவில் 000ஐத் தொடர்புகொள்ளும் தெளிவான வழிகாட்டல் தேவை; வழக்கமான callbackக்காகக் காத்திருக்கச் செய்யக்கூடாது. [7]
தனியுரிமை என்பது பின்னர் சேர்க்கும் அம்சமல்ல
அழைப்பாளர் AIஉடன் பேசுகிறார் என்பதைத் தொடக்கத்திலேயே தெளிவுபடுத்துங்கள். அழைப்பைப் பதிவு செய்தால், பொருந்தும் மாநில அல்லது பிரதேசச் சட்டங்களையும் தேவையான consent முறையையும் சரிபார்க்க வேண்டும். ஒரு recording அறிவிப்பு மட்டும் எல்லாச் சூழல்களிலும் போதுமானது என்று கருதக்கூடாது. [6]
Privacy Act எல்லாச் சிறு வணிகங்களுக்கும் ஒரே விதமாகப் பொருந்தாது. ஆனால் health service providers போன்ற விதிவிலக்குகள் முக்கியமானவை. சட்டம் பொருந்தும் நிறுவனங்கள், எந்தத் தகவலைச் சேகரிக்கின்றன, எதற்காக, எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கின்றன, யாருடன் பகிர்கின்றன என்பதில் தெளிவாக இருக்க வேண்டும். [4]
வெளிநாட்டு வழங்குநர்களுக்குத் தரவு செல்லும் நிலையில், privacy policyயில் எழுதுவது மட்டும் போதாது. பொருந்தும் overseas disclosure கடமைகளையும் பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளையும் மதிப்பிட வேண்டும். [5]
Sydney அல்லது Melbourne hosting தேர்வு செய்தாலும், குரல் சேவை, model processing, logs, backups அனைத்தும் Australiaவிலேயே இருக்கும் என்று உறுதி கிடையாது. முழுத் தரவுப் பயணத்தையும் சரிபார்க்க வேண்டும்.
வணிகத் தலைவர்கள் எங்கு ஆரம்பிக்க வேண்டும்
முதலில் குறுகிய pilot ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அலுவலக நேரத்திற்கு வெளியே வரும் பொதுவான கேள்விகள், appointment கோரிக்கைகள், callback செய்திகள் போன்ற தெளிவான பணிகள் நல்ல தொடக்கமாக இருக்கலாம்.
வெற்றியை ஐந்து விடயங்களில் அளவிடுங்கள்: சரியான பதில்கள், சரியான bookings, வெற்றிகரமான handovers, வாடிக்கையாளர் திருப்தி, தீர்க்கப்பட்ட கோரிக்கைக்கான மொத்தச் செலவு.
தவறான bookingஐ எப்படிச் சரிசெய்வது, அமைப்பு செயலிழந்தால் யார் பொறுப்பு, பதிவுகளை யார் அணுகலாம் என்பதையும் முன்பே முடிவு செய்யுங்கள். முடிவுகள் நன்றாக இருந்தால் அடுத்த கட்டத்திற்கு விரிவாக்குங்கள்.
மனித ஊழியரின் சம்பளத்துடன் AI நிமிடக் கட்டணத்தை மட்டும் ஒப்பிடுவது முழுமையான கணக்கு அல்ல. ஊழியர்கள் வரவேற்பு, ஒருங்கிணைப்பு, சிக்கலான பிரச்சினைகள் உள்ளிட்ட பல பொறுப்புகளைச் செய்கிறார்கள். AI நேரத்தைச் சேமிக்கிறதா, சேவையை மேம்படுத்துகிறதா, கூடுதல் நிர்வாகச் சுமையைக் குறைக்கிறதா என்பதே பயனுள்ள ஒப்பீடு.
IT Impressஇல் நாங்கள் உருவாக்குவது, உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள், calendar, ஊழியர்கள் ஆகியோருடன் பொருந்திச் செயல்படும் AI வரவேற்புச் சேவை.
உங்கள் வணிகத்தில் முதலில் எதை மேம்படுத்த விரும்புகிறீர்கள்: தவறவிடப்படும் அழைப்புகளையா, booking நேரத்தையா, வாடிக்கையாளரின் மொழியில் சேவை வழங்குவதையா?
WhatsApp: +61 437 246 231
Think mathematically. Engineer intelligently. Lead strategically. Build responsibly. Scale globally. Create real business value through artificial intelligence.
#AIReceptionist #SmallBusinessAustralia #CustomerExperience #VoiceAI #ResponsibleAI #ITImpress
Originally published on LinkedIn by Keshavan Thiagaraja. Read the original on LinkedIn.
